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title: "Digitalizzare l’archivio per creare  una memoria aziendale"
description: Nell’era digitale, il passaggio dalla gestione tradizionale a quella digitale dei documenti informatici è diventato un aspetto cruciale per le aziende. Un approccio smart è la chiave per un digital workspace efficiente, in cui si possano ridurre le perdite di tempo, consentendo alle persone di conce...
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date: 2023-06-23
modified: 2025-09-17
author: Redazione
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categories: [Fabbrica]
tags: [Fabbrica Futuro, "Archivio digitale|digitalizzazione|gestione documentale"]
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# Digitalizzare l’archivio per creare  una memoria aziendale

![Digitalizzare l’archivio per creare  una memoria aziendale](https://www.paroledimanagement.it/wp-content/uploads/2023/06/Gestione-Documentale-FF.jpg)

Nell’era digitale, il **passaggio dalla gestione tradizionale a quella digitale dei documenti** informatici è diventato un aspetto cruciale per le aziende. Un approccio smart è la chiave per un digital workspace efficiente, in cui si possano ridurre le perdite di tempo, consentendo alle persone di concentrarsi sul lavoro di valore piuttosto che **trascorrere ore preziose alla ricerca di informazioni** in diverse applicazioni e uffici.

Allo stesso tempo, però, non si tratta solo di aumentare l’efficienza operativa:** la gestione dei processi legati alla conoscenza aziendale** – formalizzata nei documenti e nelle comunicazioni in generale – risulta un’attività critica anche dal punto di vista degli obblighi di legge. Tra l’**aumento delle minacce informatiche** (+169% di attacchi nel 2022, secondo l’ultimo Rapporto Clusit) e lo scenario normativo in continua evoluzione, quando si tratta della gestione del proprio archivio – dalla posta elettronica ai documenti aziendali di qualsiasi tipo – le imprese di ogni settore devono rispondere a sfide sempre più complesse, ma pure a requisiti ancor più stringenti.

## L’evoluzione oltre la copia digitale dell’originale cartaceo

D’altra parte,** la nostra cultura amministrativa è legata al documento cartaceo**. Con l’avvento delle tecnologie si è poi passati al digitale, ma soprattutto inteso come la rappresentazione digitalizzata dell’originale analogico. E su questa dualità – digitale e analogico – si è sviluppata l’attuale normativa, che descrive come agire rispetto a:** sottoscrizione (firma), marcatura temporale, sigilli e contrassegni, modalità di creazione e gestione di copie** conformi, passaggi tra analogico e digitale e viceversa.

Secondo gli esperti, il passaggio oggi necessario per il pieno sviluppo di una gestione documentale digitale – non solo sul piano tecnico e normativo, ma anche quello culturale – è abbandonare la visione del documento informatico come ‘copia’ digitale del formato cartaceo. Nella pratica, serve passare a una **rappresentazione nativa digitale di informazioni e transazioni:** l’introduzione della fatturazione elettronica –  ormai condivisa anche a livello europeo – è stata la prima grande trasformazione che ci ha abituato a considerare come originale informativo non solo la fattura firmata digitalmente, ma anche le **informazioni granulari e strutturate degli avvenuti pagamenti.**

Un altro elemento innovativo introdotto dalla normativa riguarda la** nomina del Responsabile della conservazione**, ruolo in passato spesso inconsapevolmente delegato al conservatore. Questa figura accomuna competenze in ambito informatico, giuridico e archivistico: non è banale individuare in azienda individuare chi possa ricoprire l’incarico e spesso si ricorre a soggetti esterni, purché diversi dal conservatore.

Alle persone, però, si affiancano le tecnologie, componenti vitali del processo e in sintonia con la trasformazione digitale imposta alle aziende. Ecco perché è necessario adottare gli strumenti tecnologici, ricordando che l’efficacia di un processo d’innovazione è influenzata dalla specifica organizzazione dell’impresa: **la tecnologia può dare risultati solo in presenza di regole condivise e di un salto culturale.**

L’articolo integrale è pubblicato sul numero di Giugno-Luglio-Agosto 2023 di *Sistemi&Impresa*.

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