Documenti ‘intelligenti’ per digitalizzare l’impresa

Arket punta sull’automazione di processi e flussi di lavoro per rendere più efficienti gli uffici, sia in sede sia da remoto.

Ottenere da remoto gli stessi risultati che si avrebbero in presenza è la vera sfida che si trovano oggi ad affrontare le aziende. Comprendere a fondo i meccanismi interni che regolano i processi, mappare i diversi passaggi, sapere dove interviene l’uomo e dove il software: sono tutti elementi fondamentali per riprodurre all’esterno il funzionamento della macchina aziendale. Anche a partire dalle operazioni più semplici, come la creazione e la condivisione di un documento. Ed è proprio in queste situazioni che il digitale può rivelarsi un alleato prezioso.

Le moderne piattaforme che consentono l’accesso ai sistemi e il coordinamento del lavoro da remoto oggi sono in grado di creare un vero e proprio link tra l’ufficio e la postazione ‘casalinga’. Permettono di ricercare documenti, avvisano quando occorre svolgere delle attività su di essi, si integrano con gli altri sistemi aziendali, dall’ERP alla casella di posta. C’è chi ha coniato un termine specifico: quello di document intelligence. “Possiamo ottenere risultati esattamente come se lavorassimo in presenza, perché non solo disponiamo della totalità dei documenti, ma siamo anche in grado di mappare tutti i flussi di lavoro”, spiega Paolo Grotto, Socio Amministratore e Direttore commerciale di Arket, società di consulenza e software house specializzata nella digitalizzazione dei processi aziendali.

Nata nel 1998 con l’idea di accompagnare le aziende in un percorso di trasformazione verso il digitale, Arket si è accorta ben presto di aver bisogno di strumenti tecnologici adeguati diversi da quelli offerti dal mercato. Da qui la scelta di dare vita a un laboratorio di sviluppo per creare soluzioni nuove rivolte alla gestione e all’automazione di documenti, processi e dati, pensati per snellire i flussi di lavoro quotidiani e rendere più efficienti i processi interni alle aziende. “La scelta trainante è stata quella di utilizzare una tecnologia proprietaria, perché nel nostro Dna c’è sempre stato l’interesse a sviluppare prodotti che si adattassero il più possibile alle esigenze del cliente. Abbiamo scelto di affrontare la sfida più complessa e lavorare alla progettazione di soluzioni che ci permettessero di coprire ogni funzionalità, superando persino le aspettative e le richieste delle aziende. In questo senso, la prima cosa da fare era automatizzare i processi per le attività degli uffici”, racconta Enrico Dalle Molle, Socio Amministratore e Responsabile R&S di Arket.

Dall’analisi dei processi alla misurazione dei risultati

Il primo passo verso la trasformazione consiste, dunque, nel trasferire dal supporto cartaceo al supporto digitale il maggior numero possibile di fascicoli. A questo punto, si passa all’analisi del flusso di informazioni relativo al singolo processo, che consente di capire dove intervenire per semplificare i passaggi e ottimizzare le attività. A questo scopo, Arket si è occupata di document composition, con una soluzione in grado di trasformare i dati generati o ricevuti dal gestionale in documenti ordinati. Ha poi sviluppato una piattaforma per la gestione intelligente dei documenti, dotata della capacità di archiviare, organizzare, controllare e mappare i processi. Infine, ha ideato uno strumento pensato per estrapolare le informazioni contenute nei documenti e inserirle nel sistema informativo.

È fondamentale la capacità di reazione dei sistemi rispetto alle necessità di cambiamento del business”, sottolinea Grotto. “Spesso l’azienda ha bisogno di incrementare le attività o di mutare il suo modo di lavorare, ma questo ha un impatto sul sistema informativo in termini di inerzia nel momento di analisi, implementazione e rilascio, che non è compatibile con l’esigenza del business”, spiega Dalle Molle. “La sfida è stata, dunque, implementare soluzioni che siano in grado di riadattarsi velocemente quando emerge una nuova esigenza”.

La società oggi può contare su una trentina di addetti, suddivisi tra l’attività di consulenza, il laboratorio di sviluppo e la parte commerciale, per un parco clienti pari a circa 300 aziende. L’obiettivo è accompagnare ogni azienda verso la soluzione più giusta: oltre all’affiancamento e alla scelta del modo in cui sviluppare i processi, Arket è presente anche nel momento di realizzazione del progetto e di misurazione dei risultati ottenuti. “Non basta l’aspetto consulenziale per saper analizzare i processi: servono anche strumenti che consentano la misurazione dei tempi di esecuzione per capire dove ci sono colli di bottiglia e dove il processo subisce un rallentamento, per intervenire e creare un miglioramento”, puntualizza Grotto. “Per riuscire a ottenerlo l’aspetto digitale è importante. Ciò non significa soltanto imprimere una velocità di esecuzione al processo, ma anche semplificarlo e renderlo più fluido ed efficiente”.

trasformazione digitale, gestione documentale, Arket, Paolo Grotto, Enrico Dalle Molle


Giorgia Pacino

Articolo a cura di

Giornalista professionista dal 2018, da 10 anni collabora con testate locali e nazionali, tra carta stampata, online e tivù. Ha scritto per il Giornale di Sicilia e la tivù locale Tgs, per Mediaset, CorCom - Corriere delle Comunicazioni e La Repubblica. Da marzo 2019 collabora con la casa editrice ESTE. Negli anni si è occupata di cronaca, cultura, economia, digitale e innovazione. Nata a Palermo, è laureata in Giurisprudenza. Ha frequentato il Master in Giornalismo politico-economico e informazione multimediale alla Business School de Il Sole 24 Ore e la Scuola superiore di Giornalismo “Massimo Baldini” all’Università Luiss Guido Carli.

cybersecurity

Cybersecurity 4.0 e le nuove vulnerabilità della produzione

/
Nei contesti industriali 4.0, in cui le singole macchine o ...
Made

Il Made potenzia l’offerta di formazione digitale delle PMI

/
Note in tutto il mondo per l’artigianalità e l’alta qualità ...
digital transformation

Digital transformation, beati gli ultimi se i primi sono (troppo) innovativi

/
L’espressione “trasformazione digitale” non significa soltanto adottare nuovi strumenti tecnologici; ...

Via Cagliero, 23 - 20125 Milano
TEL: 02 91 43 44 00 - FAX: 02 91 43 44 24
EMAIL: redazione.pdm@este.it - P.I. 00729910158

© ESTE Srl - Via Cagliero, 23 - 20125 Milano